Privacyverklaring
Van: | Nederlandse Vereniging voor Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie (NVMKA) |
Gevestigd te: | Epe |
Contactgegevens: | Sint Antonieweg 3 (8161 CG) |
Telefoon: | (0578) 62 97 40 |
Postadres: | Postbus 369, 8160 AJ Epe |
In het kader van onze dienstverlening verzamelen wij persoonsgegevens waarmee wij zorgvuldig willen omgaan.
Hierna gaan wij achtereenvolgend in op de achtergrond en doeleinden van deze gegevensverwerking, het verzoek om instemming, de rechten die u jegens de NVMKA kunt uitoefenen met betrekking tot deze gegevens, de beveiligingsmaatregelen die we hebben getroffen, de bewaartermijnen, specifieke contactgegevens voor informatie over het privacy beleid alsmede de gevolgen die intreden als u de gevraagde toestemming niet verstrekt of intrekt.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Indien u vragen stelt aan de NVMKA, bijvoorbeeld via het e-mail adres, worden uw contactgegevens en de gegevens die u in uw mailbericht vermeldt verwerkt. Voor algemene vragen kunt u volstaan met een contactadres en voornaam.
Indien u aanvragen (zoals bijvoorbeeld voor een visitatie of registratie in een register voor een subspecialisme) – al dan niet via deze website – indient, zal de NVMKA de persoonsgegevens, die op het aanvraagformulier staan vermeld en die u zelf toevoegt, verwerken. Met het oog hierop adviseren wij u niet meer gegevens, over uzelf of andere betrokkenen, te melden c.q. te verstrekken dan die waarom expliciet wordt gevraagd.
Deze aanvragen vormen een onderdeel van een overeenkomst tussen de NVMKA en leden of zorginstellingen waarvan de inhoud onder andere in de toepasselijke reglementen wordt bepaald. Voor zover nodig en vereist, wordt bovendien de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming gevraagd van de betrokkenen (veelal de aanvragers) om de verstrekte gegevens te verwerken. Deze toestemming wordt via het aanvraagformulier van u gevraagd door middel van het aanvinken van de daarop aangegeven (digitale) positie. Indien u geen toestemming verleent, of deze later intrekt, zal de NVMKA aanvragen en communicatie via post en papieren documenten afhandelen. Dit zal langer duren. U zult deze aanvragen bovendien in viervoud moeten indienen.
De NVMKA verwerkt bovendien uw persoonsgegevens als lid van de vereniging. Deze persoonsgegevens blijken uit het aanvraagformulier voor het NVMKA-lidmaatschap.
Met welke nevendoelen en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens? De NVMKA verwerkt uw persoonsgegevens omdat u lid bent dan wel aanvragen voor visitatie, registratie of lidmaatschap hebt ingediend voor de volgende doelen:
- Het afhandelen van uw betaling;
- Verzenden van (e-mail) correspondentie;
- Aanvragen van Kwaliteitsvisitatie, lidmaatschap en registratie voor subspecialismen/aandachtsgebieden;
- Communicatie over deze aanvragen;
- Om diensten bij u af te leveren, zoals nieuwsbrieven, promotieboekjes, etc.;
- Het afhandelen van klachten en verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens;
- Het afhandelen van bezwaren en overige klachten;
- De NVMKA verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte en boekhouding.
Geautomatiseerde besluitvorming
De NVMKA neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van de NVMKA) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
De NVMKA bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende termijnen:
- Financiële gegevens die relevant zijn voor de boekhouding: zeven jaar;
- Gewijzigde gegevens van leden: twee jaar (tenzij na verzoek tot verwijdering): twee jaar;
- Visitatiegegevens: in beginsel zeven jaar;
- Aanvragen register subspecialisme: zeven jaar;
- Gegevens uitgeschreven leden register: twee jaar;
- Contracten: zeven jaar na beëindiging.
De NVMKA deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die u gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
De NVMKA deelt uw persoonsgegevens met de volgende personen/bedrijven:
- Annemieke van Dam (adpro) t.b.v. het secretariaat, PITK-kwaliteitsvisitatie, ledenadministratie en financiële administratie
- Ireen Rientjes (Rientjes Congresorganisatie) t.b.v. de organisatie van NVMKA-congressen
- MEDonline t.b.v. de ledenadministratie, het beheer, ontwikkeling en onderhoud van de website
- IMTPCorp t.b.v. de ledenadministratie en visitatie
- (Hoofd)sponsor
- Google Cloud G-Suite t.b.v. e-mailverkeer.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
De NVMKA gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw
voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen, intrekken toestemming en bezwaar
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de NVMKA. Voor de gevolgen hiervan wordt verwezen naar het onderdeel “Persoonsgegevens die wij verwerken”. U heeft bovendien recht op gegevensoverdraagbaarheid en vergetelheid.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretaris@nvmka.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. De NVMKA wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
De NVMKA neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De NVMKA heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
• | Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall. |
• | TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk. |
• | DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het hieraan gekoppelde IP-adres; het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres. |
Melding datalekken
Wij verzoeken u vriendelijk om ons het volgende onverwijld te melden:
- Een vermoeden van een datalek in de digitale omgeving van de NVMKA;
- (Vermoedelijk) verlies van uw wachtwoord;
- (Vermoedelijk) datalek in een andere digitale omgeving waarvoor u eenzelfde wachtwoord gebruikt als het wachtwoord dat u voor de digitale omgeving van de NVMKA gebruikt.
aan: secretaris@nvmka.nl
Wijziging privacy verklaring:
De NVMKA behoudt zich het recht voor om deze verklaring te wijzigen.
Contactgegevens NVMKA:
Sint Antonieweg 3, 8161 CG Epe
Postadres: Postbus 369, 8160 AJ Epe
Telefoon: (0578) 62 97 40 / 06 236 10 316
E-mail: secretaris@nvmka.nl
KvK-nummer: 40477038